kintone導入事例のご紹介 - 今日から始める業務改善 ※サイボウズ、kintoneはサイボウズ株式会社の登録商標です。

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導入事例(1)アイ・システム株式会社

  • 給与明細書の配布、業務報告書の収集、交通費伝票の収集
  • 各種配布資料の掲示にkintoneのクラウドデータベースを活用

経緯

アイ・システム株式会社は、コンピュータ・システムの設計・開発、維持・運用などに技術者を派遣し、お客様の良きパートナーとなることを目指しています。

同社では、関連会社であるNCSサポート&サービス株式会社でクラウドデータベースであるkintoneの取り扱いを始めたことからセキュリティ上リスクのあるインターネットメールではなく、kintoneの活用に着目されました。

システム概要

kintoneの機能を利用して以下のアプリを開発しました。

  • kintoneの基本機能を利用し、ローカルで作成された報告書、伝票類を各社員が管理者宛てに添付アップロードするアプリ
  • kintone APIを利用してローカルフォルダに格納された全社員の給与明細電子データをボタン一つで一括配信を行うアプリ
  • 全社員共有可能な電子データをアップロードするアプリ
kintoneの基本機能・APIを利用して開発したアプリ■ボタン一つで配付資料をアップロード(1)フォルダにデータファイルをセット(2)実行ボタンをクリックするだけ

導入効果と今後の展開

  • 添付ファイルを社員ごとのフォルダへコピーするだけで、間違いなく配信できるため、手作業とチェックの手間が減り、安心して配布できるようになった
  • 多数のメールに紛れて大事な報告書や伝票を見落とすことがなくなった
  • 慣れてきたら他にも様々な文書や業務に拡張していきたい

お客様の声をご紹介

写真

代表取締役社長 今村 静男 様

まだまだ、使い始めたばかりで実感できていないが、月末月初の忙しいときに大幅に事務作業量が軽減でき、楽になった。

現在は正社員のみ提供しているが、今後は契約社員へも適用範囲を広げて作業効率化を図りたい。また、特性を生かした業務への適用を考えたい。

(アイ・システム株式会社ウェブサイト http://www.e-is.jp/

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導入事例(2)NCSサポート&サービス株式会社(弊社社内事例)

  • 交通費、出張申請・出張清算伝票、出張報告書などの業務フローを実現するテンプレートの開発
  • 開発したkintoneクラウドデータベースアプリを自社内で試行運用

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経緯

弊社では、各社員がお客様指定の各作業場所で作業を行っておりますのでこれまで社員はExcel伝票で入力し、印刷・捺印を行い、指定のトレイへ提出し、各社員はトレイ提出前にPDFコピーを行い、本社へ事前に電子データで伝票を送付していました。

弊社は、サイボウズクラウドのアプリ作成サービス基盤である「kintone」を昨年より取り扱いを始めたことからセキュリティ上リスクのあるインターネットメールではなく、クラウド情報共有基盤として「kintone」の活用に着目し、弊社と同様のお客様にも利用できるテンプレートの開発に着手しました。

システム概要

kintoneの機能を利用して以下のアプリを開発しました。

  • 出張申請・精算伝票アプリ
    出張申請・精算伝票アプリ画面写真
  • 出張報告書アプリ
    出張報告書アプリ画面写真
  • 旅費交通費精算伝票アプリ
    旅費交通費精算伝票アプリ画面写真
kintoneアプリなら簡単にできる!社員は交通費・出張費・出張報告書の入力状況の管理、交通費・出張費の請求入力、出張報告書の作成を、管理者は交通費・出張費のチェック、承認又は差し戻しを社内・社外を問わずどこからでも可能!つまり事務作業を大幅削減!

導入効果と今後の展開

  • これまで、各社員がExcel印刷・捺印・PDFコピーメール添付送付し、それを本社事務で再入力していた業務が、kintoneデータベースでの情報共有とワークフロー機能により、ワンライティングで可能となり、社員の事務作業を削減できることが、社内での試行で明らかになりました。
  • 今後は、その他の各種事務伝票(経費精算・勤怠等)への展開、また、APIを利用した既存伝票とkintone連携機能を駆使してさらに事務作業の効率化と新技術への挑戦によりお客さまへのサービス商品の開発と提供を目指しております。

業務部 部長 久保田 昌幸

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導入事例(3)ダイワテック株式会社

  • 見積書、注文書、請求書の既存Excelシートとkintoneとのデータ連携
  • クラウド上のデータベースから、既存のExcelシートにデータを取込み、印刷する

経緯

首都圏を中心に空調設備の工事やメンテナンスを手がけるダイワテック株式会社では、自社でkintoneの導入を行い、受注データなどのデータをクラウドデータベースにて管理するシステムを構築されました。

しかし、お客様へ提出する見積書、注文書、請求書などは決まったフォーマットでの出力が必要で、従来はExcelシートで作成しており、kintone上のデータから手入力するなどの手間が発生していました。このため、弊社にアプリ開発のご依頼をいただきました。

システム概要

NSASでは既存のExcelシートにkintone連携機能を組み込み、対象の注文番号を指定するだけで、関連する帳票をExcelから印刷できるよう、アプリを開発しました。

  • データはクラウド上(kintone)に一括管理
  • 既存のExcelシートに連携アプリを組み込み、計算式などはそのままでkintoneからデータを取り込む仕組みを構築
  • 既存のものを利用することで短期間で開発
既存イメージの帳票をkintoneから印刷

導入効果と今後の展開

  • データをkintoneで一元管理し、帳票は従来通りのExcelで出力することにより、繁忙期の大量の伝票処理を、間違いなく短期間に行うことができました。
  • 今後は、さらに同様のシステムを他に展開していくことを検討されています。

(ダイワテック株式会社ウェブサイト http://web21.jp/

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導入事例(4)株式会社フラットエージェンシー

  • ウィークリーマンションなどの貸室予約データをExcelとkintoneでデータ連携
  • クラウド上のデータベースから、ガントチャート(Excelシート)にデータを取込み、管理する

経緯

京都を中心に、賃貸・不動産・マンスリー・テナント・京町家など、住まい探しをサポートする株式会社フラットエージェンシー殿では、kintoneの導入を行い、ウィークリーマンションの貸室予約状況を管理するシステムをクラウドデータベース上に構築されました。

しかし、kintoneの画面では表現力が乏しく、現行はExcelで実現していた、複数の予約情報をガントチャート形式のカレンダーの上で一覧表示し、さらに日付を指定して空き状況の検索を行いたいとのご要望がありました。このため、kintoneのアプリでJavaScriptを利用してガントチャート化が実現できないかと弊社に開発のご依頼をいただきました。弊社で検討した結果、Excel連携の機能を用いて、Excelのガントチャートへデータを取り込む方式の方が、JavaScript方式より自由度が高く、従来の操作性でそのまま使えるメリットがあることから、Excel連携方式をご提案し、ご採用いただきました。

システム概要

フラットエージェンシー殿にて、地区マスタ、建物マスタ、部屋マスタなどのマスタ類と、日々の部屋予約や、清掃などの業者作業を含む予約管理データのkintoneアプリを作成され、弊社では、それらのデータをExcelシートに取り込んで、ガントチャート上に一覧表示し、各種の検索ができるアプリを開発しました。

  • データはクラウド上(kintone)に一元管理し、複数の拠点や関連業者から登録可能
  • 既存と同様なExcelシートに連携アプリを組み込み、手慣れたExcelの操作でガントチャートを見ながら様々な条件での検索ができる仕組みを構築
  • データ(kintone)と表現(Excel)を分けることで、自由度が高く表現力の豊かなシステムを
    実現
kintone上の最新データをExcelでガントチャート化

導入効果と今後の展開

  • 従来手作業で作成していたガントチャートがボタン一発で最新データにより作成でき、作業の効率化が図れました。
  • データ登録と、ガントチャートでの一覧管理を分けることで複数担当者による処理が可能となり、データベース化したことで二重登録や作業待ちの発生が抑えられました。
  • 今後は、プロセス機能の導入や、関連業者への入力委託を行うことを検討されています。

(株式会社フラットエージェンシーウェブサイト http://www.flat-a.co.jp/

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導入事例(5)某スポーツセンター ※ご都合により匿名としております

  • バーコードを利用したkintoneでの入退館管理
  • 集計資料・管理資料はExcel連携で一括作成

経緯

市内に複数のセンターをかまえる某スポーツセンター様では、会員様の入退館管理を各センターそれぞれで入退館時に手書きでメモし、日々整理してそれをExcelに入力されていました。

またそのExcelをUSBメモリ経由で本部に集め、集計し、日別受付の実績報告を作成、年度ごとの年間集計を行っていました。

このため、入力ミスが多い、会員管理がセンターごとであるため電話問合せが必要、集計や実績報告が手作業で、報告書作成に手間と時間がかかるなどの問題がありました。

そこでkintoneを導入することにより、

  • 各センターのデータを一括管理し、会員マスターを共有すること
  • 会員様の入退館には会員証をバーコードリーダーで読み取ることにより、
    PCに慣れない受付担当者でも簡単にkintone画面に登録できるようにすること
  • kintoneに蓄積された実績データをExcel連携で集計用Excelにダウンロードし、
    日次、月次、年度の実績集計を一括で行うこと

を実現しました。

システム概要

  • kintoneによる会員マスタ、入退館履歴アプリの構築
  • 入退館履歴がバーコード入力のみで登録できるようにカスタマイズ
  • Excel連携による、会員マスタ一括登録・更新、会員証発行
  • Excel連携による、日次、月次、年度の実績集計
システム全体イメージ

導入効果と今後の展開

  • PCに不慣れな受付担当者でも簡単な操作で確実に入退館処理ができるようになった
  • マスタを一元化することでセンター間をまたがって利用される会員の管理が容易になった
  • 管理資料の作成が確実に、手間なく実施できるようになった
  • 数年間の利用により、百万件を越える履歴データが蓄積されているが、問題なく運用できている
    ただし、今後の展開を考え、年度ごとにスペースを分けることを検討中

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導入事例(6)NCSサポート&サービス株式会社(弊社社内事例)

  • 弊社ノベルティサイト「のべる亭」の買い物かごデータをMakeShopよりkintoneへ連携
  • Excel連携による見積〜請求、業者発注書発行のシステムを構築
  • kintoneでの情報共有とワークフロー機能により、ワンライティングで作業を効率化

経緯

弊社通販サイト「のべる亭」では、GMOメイクショップ株式会社製「MakeShop」で通販機能を構築し、ノベルティ製品への名入れ、包装、その他サービスを提供しております。

しかし各サービスの内容は、お客様のご要望を確認してからでないと見積対応ができません。

このため、従来は通販サイトの買い物かごデータをブラウザで1つ1つコピー&ペーストし、サービス情報の見積データを付加した上で見積書を作成しておりました。

この作業を効率化するため、買い物かごデータをkintoneにデータ連携し、さらに弊社のExcel連携アドインと見積請求テンプレートを活用して、通販サイト⇒kintone連携⇒Excel連携⇒見積〜請求書の発行、および業者向け発注書作成の一連の作業をワークフロー化するシステムを開発しました。

システム概要

kintoneの機能を利用して以下のシステムを開発しました。

  • お客様の注文データをMakeShopの買い物かごからCSV経由でkintoneアプリへ連携
  • サービス見積を付加し、Excel連携で見積請求テンプレートへ取り込み
  • 見積書、請求書をお客様へメール(メールワイズを活用)
  • 発注書を業者へ送付
  • 一連の作業をワークフローで管理

ノベルティグッズ販売サイト のべる亭
お客様の注文データをMakeShopからCSV経由でkintoneアプリへ連携。サービス見積を付加し、Excel連携でテンプレートへ取り込み。見積書、請求書をお客様へメール(メールワイズを活用)し、発注書を業者へ送付

導入効果と今後の展開

  • これまで、ネット注文データを1件ずつコピー&ペーストしてExcelフォーマットの見積書を作成し、印刷、PDFファイルを作成して、それを顧客、業者へ送付していましたが、その業務が、kintoneとデータ連携し、データベースでの情報共有とワークフロー機能により、ワンライティングで可能となりました。
  • 通販サイトでの見積発注・請求業務が、kintoneの活用で作業効率化できることが、社内利用によって明らかとなり、手作業によるミスの削減、作業工数の削減などの効果があがっています。
  • 今後は、その他の各種伝票(注文書、納品書等)への展開、またAPIを利用することにより、kintone連携機能を駆使して、さらに管理資料の作成やデータ分析などの事務作業の効率化と新技術への挑戦により、お客様への新たなサービス商品の開発と提供を目指しております。

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導入事例(7)株式会社フラットエージェンシー

  • 定期清掃業務の一元管理 (管理会社-請負業者)によるチェック作業効率化
  • スマホにより、現場でkintone保守点検チェックリスト、点検前、点検後の写真も登録
  • Excel連携を利用し、Excelチェックリスト、Excel写真添付資料を自動生成

経緯

不動産会社であるフラットエージェンシー様は家主様と契約している保守サービスとして定期的に物件の清掃業務を行っており、清掃業務作業は指定業者の数社に委託しておられます。

各物件の清掃業務状況の報告を家主様にわかりやすく行うため清掃業務チェックリストと、清掃前、清掃後の写真撮影したものを報告書に張り付けて各業者が報告書を手作業で作成していましたが、

  1. 委託業者の報告書作成業務に手間と時間がかかる
  2. 管理会社として、家主様への報告チェックと整理に時間がかかる

という問題がありました。

このため、すでに導入しておられたkintoneと、Excel連携アドインを活用して保守点検チェックリストと現場写真を、業者様が現場にてスマホよりkintoneへ入力し、管理会社では、月次報告書作成処理として、Excel連携にてkintoneに登録された各契約清掃現場データをExcelのチェックリスト、写真帳フォームに年月指定で全対象現場の作業報告書を一括自動生成するシステムを構築しました。

システム概要

  • 清掃現場で、スマホから入力できる保守点検チェックリストと現場写真登録のkintoneアプリの作成
  • Excel連携を用いた、月次報告書とチェック写真帳の自動生成ツールの開発
    定期清掃業務 月次物件報告書作成
  • 見やすいExcel形式の報告書がkintoneデータより自動生成される
    自動生成されたExcel形式の報告書

導入効果と今後の展開

  • 作業分担で清掃業者は清掃業務とチェックリスト、写真をその場で登録でき、管理会社は情報を日々確認しながら一括で報告書が作成でき、月次集中の作業負荷が楽になった(残業削減)。
  • 清掃業者は報告書作成業務から解放され、より多くの物件の対応が可能となった。また、作業予定の各物件の対応状況が管理でき、作業ミス、漏れがなくなった。
  • リアルに複数回ある清掃業務を日々チェックでき、顧客(家主)対応が必要なものは早期に対応できるようになった。
  • 管理会社は作業工数低減でより安価で高品質のサービスを提供できるようになった。
  • 今後はさらに会計業務や勤怠管理業務とも連携させていきたい。

(株式会社フラットエージェンシーウェブサイト http://www.flat-a.co.jp/

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導入事例(8)某法律事務所 ※ご都合により匿名としております

  • 1案件毎に複数担当弁護士、事務職員が常に最新情報を共有
  • 案件に紐付く進捗報告を適宜確実に一括メール添付送信

経緯

某法律事務所様では、大阪、名古屋を初めとして各地方への展開を考えておられました。

拠点が増加しても案件進捗情報を別拠点の複数弁護士・事務職員ともリアルに共有把握できるシステムが必要でした。

元々は自前のAccessによるシステムが稼働していましたが、それも長年利用してつぎはぎだらけとなって限界に達していました。

またディスク障害やネットワーク障害等、セキュリティに強いシステムを求められていました。

このため、クラウド基盤としてkintoneを導入され、Excel連携を活用して、

  • 重要な顧客情報を保護しつつ、常に最新の案件情報を共有できるようにすること
  • 顧客から依頼のあった案件を依頼から完了まで進捗管理し、適宜顧客に進捗報告すること
  • 報告にあたっては案件に紐付けて、必要な宛先へ間違いなくメール添付送信できること
  • 案件毎、各フェースで発生する経費含めた入出金情報を一元管理する

を実現しました。

システム概要

  • kintoneとExcel連携による案件管理、マスタ管理、進捗管理、経理データ連係の構築
  • Excel連携からOutlookを自動起動し、必要な報告書(PDF)を作成・添付して一括配信
  • kintoneのワークフローを活用し、各業務フローの統制を明確化

法律事務所 案件管理

導入効果と今後の展開

  • 弁護士、事務職員、管理職が常に最新の情報を共有し、案件の進捗状況が把握できるようになった
  • 顧客からの問合せにも、最新の案件情報を検索し、適切な対応が迅速にできるようになった
  • 報告書のメールを一括配信することにより、人手によるメール送信の手間が大幅に削減され、
    誤配信や遅延などの恐れがなくなった。
  • 入出金管理が案件と紐付き、ワークフローで管理することにより、お金の流れが明確となった
  • kintoneが安全性を担保することによって、ディスク障害などの対策を自前で行う必要がなくなった
  • 今後のさらなる拠点展開に向けて、機能強化・拡充していきたい。
    kintoneと連携した経費含めた入出金データを会計システムとの連携も検討中。

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導入事例(9)某業界団体 ※ご都合により匿名としております

  • kViewer/Form Bridgeのカスタマイズ
  • 簡易認証でログイン後、一覧画面をスキップして詳細画面を表示する

経緯

某業界団体様では、数百社に及ぶ会員企業様の会員情報を書面にて受取り、事務局で入力しておられました。業務のマスタデータとなる重要なデータため、とりわけ年度替わりなどにおいては、入力と内容確認に多大な工数がかかっていました。

kintoneを導入されるにあたり、会員情報をkintone化し、その入力・確認を会員様自身に行ってもらえないか検討しました。その結果、トヨクモ社のkViewerとFormBridgeを使えば、kintoneライセンスを持たない会員様でも、WEBから自社の会員情報を表示し、更新できることがわかりました。

さらに会員様の操作性を向上し、ログイン後直ちに詳細情報の確認・編集ができるよう、弊社でカスタマイズを行い、会員様の負荷をできる限り低減するようにいたしました。

システム概要

  • kintoneに登録した会員企業の登録情報を、kintoneのライセンスを持たない会員企業自身でWEBからメンテナンスすることを可能とする
    (会員情報のうち、会員自身で変更可能な項目のみ)
  • トヨクモ社kViewer/FormBridgeのカスタマイズにより、操作の簡易化を図る

@ホームページからログインすることにより、会員情報の詳細画面が表示されるA編集ボタンにより、会員情報の修正入力が可能となるBkintoneの会員情報が更新され管理者へ通知が送られる

導入効果と今後の展開

  • 会員情報マスタ更新の作業負荷が大幅に低減した
  • 会員企業様からは任意の時点で最新の情報に更新することが可能となった
    またその内容を直接確認することができるようになった
  • 万一会員企業様で入力の間違いがあっても、業界団体側では検出困難であり、
    更新通知を受けた後の確認作業の精度アップを今後検討する必要がある

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導入事例(10)某業界団体 ※ご都合により匿名としております

  • kViewer/Form Bridgeのカスタマイズ
  • FormBridgeのイベント申込み画面にそのイベントの情報を表示する

経緯

某業界団体様では、会員企業様向けに各種イベントやセミナーを開催されています。

従来はWEBで告知し、メールで申込を受け付けて、手作業で登録作業を行っていました。

kintoneの導入にともない、イベント情報、申込情報もkintone化して一元管理し、WEBから直接会員様がkintoneに申込登録できるシステムを検討されましたが、トヨクモ社のkViewerとFormBridgeを使えば可能であることがわかりました。

ただしそのままではイベントごとの内容を申込画面に表示ができないため、弊社でカスタマイズを行い、イベント内容の表示、定員オーバーや申込期限切れなどの警告も表示できるように対応いたしました。

システム概要

  • 一般ユーザがイベント紹介のホームページから参加申込みできる
  • FormBridgeの申込み画面にそのイベントの費用、オプションなど必要な情報を表示する
  • イベントの定員オーバーや申込期限切れなどの警告はその場で表示する
  • Excel連携により申込者数を更新し、イベントの定員オーバーなどのステータスを管理する

イベント参加システム全体イメージ

導入効果と今後の展開

  • 申込管理の手作業が大幅に削減された
  • 会員様から見ればWEBから直接申込ができ、定員オーバーなどのエラーはその場で知ることができるようになった
  • 申込情報はkintoneで一元管理され、Excel連携で集計や分析ができるようになった
  • 今後はより会員様にわかりやすいイベント申込みフォームとなるよう、入力内容を見直していく

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記載された商品名、各社製品名は各社の登録商標または商標です。

NSASへのお問い合わせはこちら お電話・FAX 06-6942-0433 受付時間9:00-18:00 メール info@nsas.co.jp
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